Оформление выдачи материальной помощи: бухгалтерский и налоговый учет

Выдача материальной помощи работникам, действующим и бывшим, может повлечь за собой вопросы, связанные с порядком отражения в бухгалтерском учете проводок по ее выдаче, начислением НДФЛ и страховых взносов, формированием налогового учета по налогу на прибыль.

Многие организации оказывают своим сотрудникам материальную помощь, и у бухгалтера появляются вопросы, какими документами оформить и как отразить в учете выдачу материальной помощи:

• в связи со смертью сотрудника либо членов его семьи;
• к отпуску;
• в связи с рождением либо усыновлением ребенка;
• в иных случаях.

Оформление выдачи материальной помощи

Законодательно пакет документов на оформление выдачи материальной помощи не найден, в связи с чем управлению организации нужно создать свой регламент для данной хозяйственной операции. Пакет типовых документов может быть следующим:

• заявление работника при выходе в отпуск прося дать дополнительную выплату к отпуску, в случае если порядок ее выплаты и размер найдены в коллективном либо трудовом контракте;
• заявление работника прося оказать денежную поддержку по любым другим основаниям, закрепленным коллективным либо трудовым контрактом, и каким-либо другим локально-нормативным актом организации (сотруднику нужно приложить к заявлению документ, подтверждающий наступление событий, являющихся основанием данной выплаты);
• приказ о выплате (издается после получения заявления на материальную помощь (по любым основаниям)).

Указанные документы будут основанием для бухгалтера произвести начисление материальной помощи (проводки для отражения в учете будут указаны в следующем разделе).

Материальная помощь, проводки в бухгалтерском учете

Предоставление материальной помощи отражается проводками по дебету счета учета 91 "Другие доходы и затраты", субсчет 2 "Другие затраты" в корреспонденции с кредитом счета 73 "Расчеты с персоналом по другим операциям" в рамках выплат действительным сотрудникам, либо счета 76 "Расчеты с различными дебиторами и кредиторами" при оказании денежной поддержки другим физическим лицам.

Допускается отражать начисление материальной помощи проводкой по кредиту счета 70 "Расчеты с персоналом по зарплате ", данный порядок должен быть закреплен в учетной политике организации.

Поддержка сотрудника может носить как финансовую (1), так и натуральную (2) форму:

1. Выдана материальная помощь — проводка будет в корреспонденции с кредитом счета 50 "Касса" (при выдаче ее наличными финансовыми средствами) либо счета 51 "Расчетный счет" (при перечислении на р/с).
2. Оказана поддержка сотруднику в натуральной форме — корреспондирующим счетом будет учет выдаваемого имущества, к примеру 10 "Сырье и материалы", 40 "Готовая продукция и товары".

В случаях направления нераспределенной прибыли на поддержку сотрудников счет 91 будет заменен 84-м, "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)".

НДФЛ

С суммы, оказанной своим сотрудникам, денежной поддержки работодателю нужно удержать НДФЛ (ст. 210 НК РФ), исключением являются:

• суммы единоразовой денежной поддержки, не превышающие 4000 руб за год (пп. 28 ст. 217 НК РФ);
• сумма единовременной выплаты от работодателя, но не более 50 000 руб (пп. 8 ст. 217 НК РФ), выплачиваемые родителям при рождении ребенка (усыновителям, опекунам). Наряду с этим ограничение в 50 000 руб. подлежит применению работодателем в отношении каждого из родителей (Письмо Министерства финансов России от 12.07.2017 № 03-04-06/44336).

В любой другой ситуации нужно отразить начисление НДФЛ по матпомощи проводкой по дебету счета 73 "Расчеты с персоналом по другим операциям", счета 70 "Расчеты с персоналом по зарплате " либо счета 76 "Расчеты с различными дебиторами и кредиторами", в корреспонденции с кредитом счета 68 "Расчеты по налогам и сборам".

Суммы оказываемой работодателям помощи родным родственникам своего погибшего сотрудника, даже бывшего либо вышедшего на пенсию, НДФЛ не облагаются (п. 8 ст. 217 НК РФ). Также получили освобождение от НДФЛ суммы, выплаченные в связи с чрезвычайными обстановками, жертвами которых стали сотрудники либо их родные родственники (пп. 8.3, 8.4 ст. 217 НК РФ), и единовременные выплаты, создаваемые в адрес сотрудника, уходящего на пенсию (п. 8.5 ст. 217 НК РФ).

В случаях оказания содействия работникам в натуральной форме и невозможности удержать НДФЛ до конца год работодателю нужно не позднее 1 марта следующего года сообщить в налоговые органы о данном факте (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Страховые взносы

Страховые взносы, по основаниям ст. 421 НК РФ, и взносы "на травматизм" (ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ): в то время как начислена материальная помощь — проводка по дебету счета учета 91 "Другие доходы и затраты", субсчет 2 "Другие затраты" в корреспонденции с кредитом счета 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению".

Не подлежат обложению страховыми взносами единовременные выплаты в виде материальной помощи по тем же основаниям, что и для НДФЛ (ст. 422 НК РФ).

Наряду с этим работодателю нужно учитывать, что поддержка сотрудника, выраженная в натуральной форме, также является базой для начисления страховых взносов и взносов "на травматизм".

Налоговый учет

В целях налогового учета для организаций, использующих различные системы налогообложения, возможно учесть выплаты матпомощи к отпуску, но лишь в случае если данный вид выплат закреплен в коллективном либо трудовом контракте и зависит от выполнения трудовой дисциплины, и заработной платы (Письма Министерства финансов Росиийской Федерации от 03.07.2012 № 03-03-06/1/330, от 03.09.2012 № 03-03-06/1/461).

Это указывает, что в случае если коллективным контрактом установлен для всех сотрудников однообразный размер выплаты к отпуску, то такие затраты принять при налоговом учете по налогу на прибыль организация не сможет, а вдруг доплата к отпуску выполняет роль единовременной выплаты, связанной с исполнением сотрудником своих трудовых функций, то ее возможно принять в расходах для целей налогового учета по налогу на прибыль.

Принципиально важно подчернуть, что, не обращая внимания на то, что выплаты материальной помощи на рождение либо усыновление ребенка, в связи со смертью членов семьи и др. виды выплат, определенные трудовым либо коллективным контрактом, не принимаются для целей налогового учета в соответствии с налоговым законодательством, страховые взносы, начисленные согласно данным выплатам, возможно принять в целях налогового учета (Письмо Министерства финансов Росиийской Федерации от 29.04.2010 № 03-03-06/4/53).